Punktem wyjścia do wdrożenia systemu rachunku kosztów działań i zarządzania kosztami działań jest podejście procesowe. W podejściu tym przedsiębiorstwo postrzegane jest nie przez pryzmat pionów i wewnętrznych jednostek organizacyjnych, ale w perspektywie procesów zachodzących w firmie i działań realizowanych w ramach tych procesów. Z tego powodu niezwykle istotne zarówno dla poprawnego wdrożenia systemu rachunku kosztów działań, jak i co ważniejsze dla skutecznego zarządzania kosztami działań jest precyzyjne zdefiniowanie procesów, działań i czynności.

Proces może być zdefiniowany jako zespół powiązanych ze sobą działań nakierowanych na osiągnięcie określonego celu (np. proces badań i rozwoju, proces utrzymania jakości, proces logistyki). W przedsiębiorstwach wykorzystujących rachunek kosztów działań wyodrębnia się zazwyczaj kilka do kilkunastu procesów (rzadziej jest to kilkadziesiąt procesów). Działanie jest z kolei definiowane jako praca wykonywana w organizacji lub inaczej zespół czynności wykonywanych w organizacji, którego wyodrębnienie i analiza jest przydatna z punktu widzenia rachunku kosztów działań i zarządzania kosztami działań. Zespół działań wykonywanych w organizacji tworzy proces np. proces działalności podstawowej – handlowej może się składać z takich działań jak realizacja zamówień, poszukiwanie klientów i utrzymywanie kontaktów z klientami czy uczestnictwo w targach. Działanie składa się z czynności np. działanie realizacja zamówień może się składać z takich czynności jak przyjmowanie zapytań ofertowych od klientów, poszukiwanie dostawców, wysyłanie zamówień do dostawców, sporządzanie ofert dla klientów, dostarczanie próbek, przyjmowanie zamówień od klientów, wysyłanie zamówień do dostawców, otwieranie akredytywy i uzyskiwanie licencji importowych, monitowanie dostawców. Czynność jest składnikiem działania, pojedynczym, bardzo niewielkim zadaniem, które trzeba zrealizować, aby wykonać działanie.

Zobacz: Vademecum: Jak budować zaufanie w zespole?